Pada setiap pagelaran acara, memilih EO atau panitia penyelenggara yang sesuai dengan budjet perusahaan adalah sangat penting untuk menentukan kelas event itu sendiri. Banyak dari event organizer yang menawarkan acara sesuai dengan budget kita apakah mau di handle semua oleh EO tersebut atau hanya sebagian saja. Hal ini menentukan besarnya biaya yang harus dikeluarkan.
Jika kita tidak pintar memilih EO, maka yang terjadi adalah pagelaran acara yang tidak maksimal tapi biayanya besar. Hasilnya adalah kerugian kedua belah pihak. EO memberikan harga terlalu tinggi dan layanan yang diberikan pun tidak sesuai dengan kebutuhan pemilik acara. Sebelum membahas mengenai tips memilih EO sesuai dengan kebutuhan, ada baiknya kita memahami fungsi EO sehingga bisa memilih layanan EO yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan.
1. Fungsi EO yang Penting untuk Diketahui Agar Pemilik Acara Bisa Memilih Sesuai Kebutuhan
EO bukanlah panitia acara biasa. EO punya rencana kerja yang rinci, terukur dan lengkap serta kemampuan eksekusi yang baik. Tidak hanya itu, EO juga peran dalam beberapa hal baik selama maupun setelah acara selesai. 2 peran berikut ini membuat EO bukan saja panitia biasa, tapi panitia acara yang punya harga jual tinggi. Sesuaikan saja dengan kebutuhan dan anggara perusahaan kita.
2.Fungsi Koordinasi
Fase koordinasi ini paling menunjang kesuksesan acara yang banyak makan biaya. Komunikasi yang baik antari tim kita bahkan sebelum acara dimulai akan menentukan lancar atau tidaknya acara yang akan kita buat. Koordinasi yang baik dapat mengatasi masalah yang umumnya akan timbul dan terjadi saat acara berlangsung.
yang sudah diberi arahan tentang bagaimana cara mengatasi masalah yang mungkin timbul, akan dapat membuat keputusan dengan cepat dalam mengatasinya. Tim yang dipimpin oleh seseorang dengan leadership skill yang bagus akan dapat mengatasi masalah yang diluar perkiraan dengan cepat dan tepat.
3. Fungsi Evaluasi
Hal terakhir yang perlu kita lakukan adalah melakukan evaluasi terhadap acara yang sudah berjalan. Evaluasi yang dapat kita lakukan adalah dengan mengidentifikasi masalah diluar perkiraan, kelancaran dan kesuksesan acara secara keseluruhan bersama tim kita.
Seorang event organizer yang baik akan memperioritaskan kepuasan klien sebagai prioritas utamanya. Jika klien kita puas, besar kemungkinan klien kita akan merekomendasi jasa kita ke orang lain. Terlebih industri ini bergerak dibidang jasa, dimana kepuasan klien adalah hal utama yang penting untuk diperhatikan.
📷
4.Mengenal Cara Kerja Event Organizer
Saat ini, Event Organizer (EO) merupakan suatu jenis usaha jasa yang makin banyak diminati oleh berbagai kalangan, karena kemudahan dalam memulai usaha ini dan juga bisa dilakukan untuk memenuhi beragam kebutuhan dari berbagai industri.
Hal itu dikarenakan cakupan pekerjaan dari Event Organizer yang sangat luas, dan jenis acara atau event yang bisa diselenggarakan pun sangatlah beragam, sehingga terkadang sulit untuk membuat suatu panduan yang dapat mencakup keseluruhan jenis event yang diselenggarakan oleh Event Organizer. Namun setidaknya cara kerja sebuah EO meliputi hal berikut ini:
5.Perumusan Konsep
Pertama-tama, tentunya tim inti dari suatu Event Organizer akan berembuk dan mengadakan brainstorming guna menyusun konsep dari acara yang akan dilakukan, mulai dari penamaan, tema acara, lokasi, dan lain sebagainya.
Tahapan ini adalah yang paling krusial, karena nantinya akan berpengaruh terhadap besarnya anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaan acara, menentukan sumber pendanaan, penentuan lokasi, berapa banyak SDM yang diperlukan, hingga kepada berapa besarnya keuntungan yang dihasilkan.
Perlu dicatat, tidak selamanya ide unik itu bisa dengan mudah terwujud dan terlaksana, jadi pada tahap ini, anda jangan hanya berkutat pada seberapa “unik”nya acara yang akan anda buat, tetapi pastikan juga bahwa acara tersebut akan dappat terlaksana dan menarik di mata calon audiens, partisipan, dan atau para sponsor.
Contoh yang nyata adalah pada kasus kegagalan event Fyre Festival di luar negeri beberapa waktu lalu, yang mana mereka memiliki konsep suatu pesta mewah di pinggir pantai di kepulauan Bahama, tetapi tidak memperhitungkan kesulitan akomodasi, transportasi, dan juga logistik yang perlu disiapkan, dan akhirnya berujung kepada kegagalan.
6.Teknis Acara
Tahapan kedua dalam cara kerja Event Organizer adalah perumusan teknis acara dari konsep yang sudah dibuat, yang akan memastikan segala kebutuhan yang diperlukan dari konsep tersebut sudah terpenuhi. Bagian yang satu ini sangat erat kaitannya dengan pengalaman yang kita miliki, dan tentunya sangat krusial, karena apabila ada satu hal yang terlewat di bagian ini maka akan dapat berdampak buruk pada saat pelaksanaan acara.
Misalnya kita memiliki konsep membuat konser musik di tengah danau, berarti kita harus memikirkan bagaimana pihak EO membangun panggungnya, transportasi para kru dan pengisi acara ke panggung tersebut, bagaimana kelistrikannya, pencahayaan, jam berapa dan di mana acara akan dilaksanakan, dan juga bagaimana memastikan suara yang dihasilkan tetap berkualitas baik.
Bayangkan apabila kita salah dalam mengatur kelistrikannya, dan ada kabel yang bersinggungan dengan air danau dan akhirnya malah berujung pada terjadinya korslet, kerusakan alat, atau bahkan membahayakan jiwa pengisi acara.
Di tahap ini biasanya rundown acara sudah mulai disusun, meskipun nantinya akan tetap disesuaikan dengan kondisi sebenarnya setelah tempat, sponsor, dan lain sebagainya sudah memasuki tahap finalisasi.
7.Tips Sukses Memilih EO untuk Menyelenggarakan Event Corporate
Ketika kita diberikan tugas untuk menyelenggarakan event corporate, hal pertama yang kita rasakan mungkin adalah terbebani. Apalagi jika kita baru pertama kali ini menjadi penyelenggara event corporate. Keinginan untuk menyukseskan acara dan kekhawatiran yang menyelimuti kita mungkin sama besarnya. Oleh karena itu, yang kita butuhkan adalah beberapa tips yang berguna untuk menyukseskan gelaran event corporate yang kita lakukan. Berikut informasi lengkapnya!
8. Jangan Lupa Cek Model Undangan yang Dibuat EO Kita Untuk Event Corporate
Salah satu cara paling mudah untuk menyukseskan event corporate adalah dengan memberikan undangan acara tersebut secara personal. Undangan yang diberikan secara personal akan memberikan kesan yang baik bagi penerimanya. Orang yang menerima undangan secara personal akan merasa kehadirannya dalam event corporate tersebut penting. Semakin banyak orang yang tergerak atas undangan yang Anda berikan, maka biasanya mereka akan semakin sennag menghadiri acara kita. Artinya, tingkat kesuksesan acara bisa meningkat pula.
9.Pastikan EO yang Kita Pilih Mengundang Pembicara yang Menarik
Terlepas dari besar atau kecilnya budget yang kita punya, kita tetap memiliki kesempatan untuk mengadakan event corporate yang berkesan. Salah satu cara yang bisa kita lakukan adalah mengundang pembicara yang menarik. Kita bisa mengundang pembicara yang bisa memberikan ide menarik dan presentasi yang informatif untuk orang-orang yang hadir dalam gelaran event corporate kita.
Undanglah pembicara menarik yang bisa kita hadirkan dan pastikan kita memberikan guideline yang jelas mengenai tujuan, harapan, dan waktu yang disediakan bagi sang pembicara dalam acara tersebut. Secara spesifik, mintalah mereka untuk menghindari self-promotion dan fokus terhadap bahasan yang menarik bagi para audiens di event corporate tersebut.
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Comments