Untuk menghelat sebuah acara yang besar, apalagi berskala internasional, kita sangat butuh campur tangan Event Organizer Indonesia. Termasuk event Piala Dunia U-20 tahun 2021 mendatang.
Yep, Indonesia sukses mencalonkan diri menjadi tuan rumah Piala Dunia U-20 2021. Daftar pesaing Tanah Air awalnya hanya dua, yang keduanya berasal dari CONMEBOL, yakni Brasil dan juga Peru. Wakil Asia lain, joint bid dari Thailand/Myanmar serta Uni Emirat Arab/Arab Saudi/Bahrain juga telah mengundurkan diri. Hasilnya FIFA Council pada 23-24 Oktober ini telah memutuskan Indonesia terpilih sebagai tuan rumah.
Tuan rumah Indonesia bakal menjamu 24 negara-negara terbaik level U-20 di dunia. Sebanyak 52 pertandingan bakal bergulir di 10 kota yang sudah PSSI pilih untuk menjadi tuan rumah. Ikut sertanya PSSI dalam pencalonan tuan rumah Piala Dunia U-20 merupakan investasi panjang bagi sepak bola Indonesia.
📷
PSSI Menunjuk 10 Kota Sebagai Tuan Rumah Pertandingan Piala Dunia U20
PSSI juga telah menunjuk beberapa pemerintah kota dan kabupaten setempat untuk menjadi panitia penyelenggara yaitu Solo, Yogyakarta, Bali, Surabaya, selain Jakarta-Bogor, dan yang paling urgent adalah lapangan latihan. Keuntungan yang didapat dari dibangunnnya infrastruktur di daerah-daerah tersebut mengingat kota-kota tadi merupakan nadi sepak bola Tanah Air. PSSI memang sedikit memaksa ke sana. Hotspot sepak bola di sana. Banyak sekali turnamen di sana. Di Jawa Tengah, Piala Soeratin bisa bergulir full season delapan bulan tetapi lapangannya pasti akan menjadi berpasir.
Ada perbedaan kualifikasi stadion bagi turnamen besar terakhir yang Indonesia gelar, Asian Games, dengan turnamen FIFA tersebut. Sekarang, satu venue harus dilengkapi dengan lima lapangan latihan. Stadion Patriot harus punya lima, Stadion Wibawa Mukti harus lima.
Walikota Surabaya Merasa Tertantang dan Bangga Menjadi Panitia Pertandingan Piala Dunia U20
Syarat FIFA untuk stadion-stadion venue Piala Dunia U-20 memang tidak terlalu besar. Sebenarnya, jika ditilik keperluannya tidak terlalu berat. Cukup stadion berkapasitas 5.000 sudah bisa menjadi venue pertandingan, asal sesuai regulasi seperti ketersediaan single seat, kamar ganti, dan lampu yang sesuai standar.
Pembangunan lapangan latihan tambahan dinilai bisa kelar dalam waktu dua tahun dari sekarang. Selain Solo, Sekjen PSSI Ratu Tisha juga memuji kesiapan Surabaya. Walau Stadion Gelora Bung Tomo harus menjalani beberapa renovasi untuk akses stadion, Tisha memuji kesiapan Wali Kota Surabaya, Tri Rishmaharini. Wali Kota Surabaya Tri Rismaharini saat audiensi bersama Sekjen PSSI Ratu Tisha Destria di rumah dinas wali kota, Jalan Sedap Malam, Surabaya, Kamis (10/10/2019) sangat bangga atas penunjukan Surabaya sebagai salah satu tuan rumah pertandingan Piala Dunia U20 tersebut.
Walikot Surabaya, Risma menekankan bahwa Surabaya segera menyiapkan sarana dan infrastruktur pendukung yang dibutuhkan untuk event yang rencananya digelar pada 2021.
Saat ini, Stadion Gelora Bung Tomo merupakan salah satu dari 10 stadion yang diajukan akan menggelar pertandingan Piala Dunia U-20.
Sementara, Stadion Gelora 10 November disiapkan sebagai salah satu lokasi training bagi peserta Piala Dunia U-20.
Ini yang Harus Dipersiapkan Event Organizer Indonesia Piala Dunia U20
Untuk mengadakan acara yang sukses dan besar, PSSI harus menunjuk event organizer Indonesia yang profesional. Hal terpenting yang menentukan kesuksesan suatu event adalah perencanaan yang matang dan juga kerja tim yang baik. Berikut setidaknya ada 7 tips untuk menyelenggarakan event yang sukses sekelas Piala Dunia U20 tersebut.
1. Menyusun tema dan konsep acara
Tema dan konsep acara menjadi salah satu faktor utama yang menentukan kesuksesan sebuah event termasuk sepakbola. Apalagi Piala Dunia U20 melibatkan banyak negara dan tetu saja dengan ratusa ribu supporternya. Sangat dibutuhkan event organizer Indonesia yang benar-benar handal dalam event ini!
2.Pembagian tugas yang jelas
Setelah menemukan tema dan konsep acara yang ingin diangkat, langkah selanjutnya yang harus kita lakukan adalah membentuk kepanitiaan acara. Jangan sampai ada anggota tim yang mengalami kebingungan saat menjalankan tugas dan perannya. Pastikan pula tugas yang kita berikan kepada masing-masing anggota tim benar-benar sesuai dengan minatnya dan mereka memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugasnya.
3. Buat anggaran
Saat merencanakan sebuah event, jangan lupa pula untuk melakukan budgeting agar kita tahu mengenai gambaran biaya operasional yang kamu butuhkan untuk acara tersebut. Buatlah list apa saja yang kamu perlukan, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga tempat yang ingin kamu sewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut. Untuk kelas Piala Dunia U20, tentu butuh anggaran besar dan dukungan kuat dari pemerintah daerah setempat.
Jangan lupa pula untuk melakukan survei ke tempat yang sudah kita pilih untuk menyelenggarakan acara, mulai dari berapa kapasitas tempat duduk yang tersedia, apakah tempat tersebut sesuai dengan konsep acara yang akan kita selenggarakan hingga apakah lokasi tempat tersebut mudah dijangkau. Lokasi yang jauh dari pusat kota dan sulit dijangkau tentunya menjadi bahan pertimbangan apakah orang lain akan menghadiri acara yang kamu selenggarakan atau tidak. Oleh karena itu, pilihlah tempat yang strategis dan mudah dijangkau dari berbagai lokasi.
4. Rencanakan rundown acara dari jauh-jauh hari
Event organizer Indonesia yang baik bisa dilihat dari bagaimana mereka menyusun timeline dan rundown acara. Agar setiap anggota dalam tim memahami betul alur acara, event organizer Indonesia harus bisa membuat susunan acara dari jauh-jauh hari.
Komunikasi yang baik ini tidak hanya diperlukan saat merencanakan acara, tapi juga sangat diperlukan saat acara berlangsung. Setiap anggota tim pastinya ditugaskan di titik-titik yang berbeda dan berjauhan. Nah untuk mempermudah komunikasi antar sesama anggota tim, kita bisa melengkapi setiap anggota tim dengan alat komunikasi masa kini yang memungkinkan komunikasi dalam jarak yang cukup jauh.
5. Buat timeline
Timeline menjadi hal yang sangat penting dalam mengontrol perencanaan acara, misal sudah sampai mana persiapan yang dilakukan, apakah setiap anggota sudah melakukan kewajibannya, apa saja yang masih kurang, sudah seberapa matang persiapan yang dilakukan dan sebagainya.
Jangan lupa pula untuk melakukan follow up terhadap semua anggota tim, apa saja yang sudah mereka lakukan dan apakah mereka mengalami masalah dalam melakukan tugas yang diberikan kepadanya.
6.Siapkan Plan A, plan B
Perencanaan sudah sangat matang, tapi hanya karena tempat yang tidak memungkinkan acara kita jadi batal, pasti nggak mau kan hal itu terjadi? Oleh karena itu, jangan lupa untuk selalu menyiapkan beberapa rencana. Jadi saat rencana A tidak memungkinkan untuk dilakukan, kita masih memiliki rencana B.
7.Jangan Lupa Membentuk Teamwork, Ini yang paling penting
Konsep acara yang menarik, perencanaan yang matang dan tempat yang strategis tidak akan berarti apa-apa tanpa adanya teamwork yang baik. Bisa dibilang, kerjasama dalam tim menjadi elemen yang paling menentukan kesuksesan sebuah acara. Oleh karena itu, pastikan komunikasi antar sesama anggota tim berjalan dengan baik, jangan sampai komunikasi menimbulkan kesalahpahaman yang berujung perpecahan di dalam tim.
Kesuksesan sebuah event bukan hanya bergantung pada apakah saat hari H acara tersebut berlangsung dengan lancar atau tidak, namun juga bergantung pada proses perencanaannya, dimana teamwork menjadi hal yang paling penting. Percayalah, dengan kerja sama tim yang baik, pastinya event yang kita rencanakan bersama akan menjadi sebuah event yang sukses.
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Commentaires