Cara Memilih Partner Show Management yang Tepat

Admin
16 hours ago
4 min read

Merencanakan sebuah trade show atau expo bukanlah pekerjaan sederhana. Mulai dari koordinasi vendor, pengelolaan logistik, hingga memastikan setiap exhibitor mendapatkan kebutuhan yang sesuai, semua membutuhkan perencanaan matang dan eksekusi presisi.

Di sinilah peran show management partner menjadi sangat krusial. Partner yang tepat tidak hanya membantu dari sisi teknis, tetapi juga memahami visi event Anda dan mampu mengeksekusinya secara profesional.

Namun, dengan banyaknya pilihan show management company, bagaimana cara menentukan yang paling sesuai dengan kebutuhan event Anda?

Artikel ini akan membantu Anda memahami hal-hal penting yang perlu diperhatikan sebelum memilih partner show management.

Apa Itu Show Management dan Apa Saja Perannya?

Dilansir Go Gather, Show management company adalah pihak profesional yang secara khusus menangani perencanaan, koordinasi, dan operasional trade show, expo, dan exhibition berskala besar. Layanannya jauh melampaui event planning biasa.

Berikut beberapa tanggung jawab utama dalam show management:

1. Booth Design dan Setup

Show management partner menangani:

Standard booth
Pipe and drape
Furniture exhibitor

Jika exhibitor membutuhkan custom booth, branded lounge, atau konsep khusus, show management akan mengoordinasikan kebutuhan tersebut sebagai layanan tambahan.

2. Freight dan Logistics Management

Pengelolaan pengiriman material exhibitor adalah aspek krusial, terutama untuk:

Material berat
Booth besar
Mesin atau display khusus

Show management partner biasanya menyediakan:

Warehousing
Pengiriman inbound & outbound
Handling di venue

Semua dikelola agar proses setup dan breakdown berjalan aman dan tepat waktu.

3. Floor Plan dan Compliance

Show management bertanggung jawab membuat CAD floor plan yang detail dan fungsional. Mereka juga berkoordinasi langsung dengan:

Venue management
Fire marshal
Pihak keamanan

Tujuannya memastikan layout memenuhi regulasi keselamatan dan standar venue.

4. Vendor dan Equipment Coordination

Dari A/V system, listrik, internet, rigging, hingga kebutuhan teknis lainnya, show management bertindak sebagai penghubung antara:

Event organizer
Vendor teknis
Venue

Semua kebutuhan dipastikan terpasang sesuai spesifikasi dan timeline.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Show Management Partner

Memilih partner show management bukan hanya soal daftar layanan. Anda membutuhkan partner yang mampu berkolaborasi, berpikir strategis, dan sigap menghadapi tantangan di lapangan.

Berikut poin-poin penting yang wajib diperhatikan:

1. Experience dan Spesialisasi

Tidak semua event organizer memiliki pengalaman mengelola large-scale trade show. Pastikan partner Anda:

Spesialis di expo & exhibition
Memiliki track record di industri serupa
Pernah menangani tantangan yang sebanding

Jangan ragu meminta studi kasus atau portofolio event sebelumnya.

2. Inventory dan Kapabilitas Equipment

Ukuran dan kompleksitas trade show sangat menentukan. Beberapa exhibitor mungkin membutuhkan:

Custom booth besar
Large display
Heavy-duty rigging

Pastikan show management partner memiliki:

Inventory memadai
Akses ke equipment profesional

Vendor kecil mungkin cocok untuk event skala kecil, namun untuk expo besar, partner dengan resource nasional atau regional sering kali lebih siap.

3. Pemahaman Freight Management dan Biaya

Freight adalah salah satu komponen biaya terbesar dalam show management.

Partner yang baik harus:

Transparan soal pricing
Menjelaskan weight limit
Menginformasikan potensi overage cost

Tanpa manajemen freight yang rapi, biaya bisa membengkak tanpa disadari.

4. Komunikasi yang Jelas dan Fleksibel

Trade show melibatkan banyak pihak dan revisi. Di sinilah peran project manager sangat penting.

Cari partner yang:

Responsif
Proaktif
Solutif saat terjadi perubahan

Komunikasi yang buruk sering kali menjadi sumber utama masalah di lapangan.

5. Vendor Lokal vs Nasional

Venue sering merekomendasikan vendor lokal yang sudah familiar dengan lokasi dan regulasi setempat.

Vendor lokal:

Cocok untuk event kecil
Lebih fleksibel dari sisi biaya

Vendor nasional/internasional:

Lebih kuat dari sisi resource
Cocok untuk expo besar dan kompleks

Sesuaikan pilihan dengan skala dan kebutuhan event Anda.

6. Review Kontrak dan Proposal Secara Detail

Jangan pernah melewatkan detail kontrak. Perhatikan:

Apa saja yang termasuk (included)
Biaya tambahan (additional cost)
Batasan layanan dan kuota

Misalnya, beberapa proposal sudah termasuk entrance unit atau sejumlah booth standar, tetapi mengenakan biaya tambahan untuk A/V, custom booth, atau revisi floor plan ekstra.

Hal-Hal yang Bisa Dinegosiasikan dengan Show Management Partner

Banyak show management company terbuka untuk negosiasi, terutama jika komunikasi dilakukan sejak awal.

Beberapa aspek yang sering bisa dinegosiasikan:

Entrance unit (kadang bisa diberikan gratis)
Jumlah revisi floor plan (standar biasanya 3 kali)
Setup dan breakdown time

Idealnya, show management membutuhkan minimal 12 jam setup time agar tidak terburu-buru dan hasilnya maksimal.

Peran Project Manager: Middle Man yang Sangat Krusial

Dalam show management, project manager adalah penghubung utama antara:

Client
Show management team
Vendor
Venue

Jika exhibitor menginginkan perubahan—misalnya mengganti standard booth menjadi branded meeting area project manager akan:

Mengatur desain
Menghitung cost
Mengelola logistik

Semua masalah teknis dan koordinasi ditangani oleh project manager agar client bisa fokus pada tujuan event.

Memilih show management partner yang tepat bukan hanya soal siapa yang bisa memasang booth. Partner yang ideal adalah mereka yang:

Memahami tujuan event
Mampu mengantisipasi risiko
Terbiasa bekerja dengan banyak stakeholder

Kolaborasi yang tepat akan membuat trade show Anda berjalan lancar, profesional, dan berdampak maksimal.

Mencari Event Organizer Jakarta?

Sedang mencari partner show management yang berpengalaman, terstruktur, dan mampu menangani trade show atau expo secara end-to-end?

XOEO Indonesia, sebagai Event Organizer Jakarta, siap menjadi partner show management Anda—mulai dari perencanaan, floor plan, exhibitor coordination, hingga eksekusi di hari-H.

Hubungi XOEO Indonesia sekarang dan wujudkan trade show yang rapi, profesional, dan sukses.