Jasa event organizer kini telah semakin berkembang di Indonesia. Hal ini terjadi karena semakin berkembangnya gaya hidup dan cara hidup saat ini. Hampir semua kegiatan atau event yang ada bisa dikerjakan oleh event organizer Indonesia Jakarta.
Kegiatan yang dilakukan bisa berupa kegiatan yang berkaitan dengan perseorangan dan kelompok, maupun kegiatan yang diselenggarakan oleh instansi dan perusahaan.
Memilih event organizer yang efektif dan efisien akan sangat membantu kelancaran kegiatan yang dilakukan.
Untuk menyelenggarakan event atau kegiatan tertentu, biasanya akan memerlukan konsep yang matang agar kegiatan berjalan dengan baik. Untuk itu diperlukan kepanitiaan yang sesuai dengan kegiatan tersebut.
Kita bisa menggunakan event organizer Indonesia Jakarta dalam keseluruhan kegiatan, maupun pada sebagian kegiatan saja. Karena itu, klien bisa menggunakan jasa event organizer pada saat bersamaan. Tarif event organizer merupakan salah satu pertimbangan untuk penggunaan jasa ini.
📷
Baca juga: Event Organizer yang Baik, Ini Syaratnya!
Maka kita sebagai event organizer Indonesia Jakarta menawarkan budget dan memilih konsep yang sesuai dengan event.
Pada akhirnya nanti kita juga pastinya akan di bantu oleh panitia acara. Dengan diadakannya sebuah acara maka pihak panitia dalam dan penyelenggara event juga akan kerja sama dalam beberapa hal lainnya.
Dengan konsep yang jelas dan terarah, maka operasional kegiatan akan bisa berjalan dengan lancar. Selain untuk kelancaran kegiatan, pembahasan menyeluruh dan detail juga akan membuat kita bisa mengestimasi budget yang harus dijalankan untuk kegiatan tersebut.
Kita sebagai Event Organizer bekerja menggunakan beberapa tahapan yang relevan. Hal itu dilakukan agar kegiatan bisa dilakukan sesuai dengan konsep dan keinginan pengguna jasa event organizer tersebut.
Dengan pengelolaan kegiatan yang baik, maka hal yang tidak diinginkan bisa terhindar sehingga acara bisa lancar dilakukan. Untuk itu, biasanya ada beberapa tahapan yang dijalankan oleh event organizer agar acara bisa berjalan. Beberapa tahapan tersebut meliputi hal sebagai berikut.
1.Perencanaan Konsep dan Tema
Pertama-tama, tentunya tim inti dari suatu Event Organizer Indonesia Jakarta akan berembuk dan mengadakan brainstorming guna menyusun konsep dari acara yang akan dilakukan, mulai dari penamaan, tema acara, lokasi, dan lain sebagainya.
Tahapan ini adalah yang paling krusial, karena nantinya akan berpengaruh terhadap besarnya anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaan acara, menentukan sumber pendanaan, penentuan lokasi, berapa banyak SDM yang diperlukan, hingga kepada berapa besarnya keuntungan yang dihasilkan.
Perlu dicatat, tidak selamanya ide unik itu bisa dengan mudah terwujud dan terlaksana. Jadi, pada tahap ini, kita jangan hanya berkutat pada seberapa “unik”nya acara yang akan kita buat, tetapi pastikan juga bahwa acara tersebut akan dapat terlaksana dan menarik di mata calon audiens, partisipan, dan/atau para sponsor.
2. Perencanaan
Perencanaan dilakukan untuk membahas rencana kegiatan dan alternatif yang perlu disiapkan bila terjadi kendala. Selain itu, kita juga merancang konsep acara yang kreatif dan inovatif. Hal ini merupakan komoditas utama yang kita sajikan pada klien. Kita juga harus selalu mengutamakan apa yang di inginkan klien.
Tahapan kedua dalam cara kerja Event Organizer Indonesia Jakarta adalah perumusan teknis acara dari konsep yang sudah dibuat, yang akan memastikan segala kebutuhan yang diperlukan dari konsep tersebut sudah terpenuhi.
Bagian yang satu ini sangat erat kaitannya dengan pengalaman yang kita miliki. Hal ini sangat krusial, karena apabila ada satu hal yang terlewat di bagian ini, maka akan dapat berdampak buruk pada saat pelaksanaan acara.
Misalnya, kita memiliki konsep membuat konser musik di tengah danau, berarti kita harus memikirkan bagaimana membangun panggungnya, transportasi para kru dan pengisi acara ke panggung tersebut, bagaimana kelistrikannya, pencahayaan, jam berapa dan di mana acara akan dilaksanakan, dan juga bagaimana memastikan suara yang dihasilkan tetap berkualitas baik.
Bayangkan apabila seorang Event Organizer Indonesia Jakarta salah dalam mengatur kelistrikannya, dan ada kabel yang bersinggungan dengan air danau dan akhirnya malah berujung pada terjadinya korslet, kerusakan alat, atau bahkan membahayakan jiwa pengisi acara.
Di tahap ini biasanya rundown acara sudah mulai disusun, meskipun nantinya akan tetap disesuaikan dengan kondisi sebenarnya setelah tempat, sponsor, dan lain sebagainya sudah memasuki tahap finalisasi.
Maka dari itu, sebagai event organizer Indonesia Jakarta yang handal, kita akan memberian pelayanan yang bisa di pertanggung jawabkan secara keseluruhan.
3. Persiapan Secara Keseluruhan
Tahapan selanjutnya, yang juga tidak kalah krusial dibandingkan tahapan lainnya, yaitu persiapan menjelang acara, yang umumnya sudah mulai dilakukan dari 1 tahun hingga 3 bulan sebelum event berlangsung.
Biasanya tahapan ini akan dimulai dengan menyusun timeline dalam bentuk Gantt Chart pada Excel, di mana EO akan memberi deadline pada setiap hal yang mereka persiapkan, mulai dari mencari vendor, sponsor, dan lain sebagainya.
Pada timeline tersebut umumnya para Event Organizer akan merincikan setiap pekerjaan yang harus mereka lakukan sebelum berjalannya acara tersebut, dan umumnya akan ada banyak hal yang perlu dibuat di sini.
Selanjutnya EO akan mengerahkan tim nya untuk mulai bergerak dan membuka negosiasi dengan pihak-pihak terkait seperti pengelola lokasi, vendor perlengkapan, panggung, sound system, pencahayaan, dan juga mulai bergerak untuk menghubungi para calon donatur dan sponsor.
Bagian tersulit dari tahap ini tentunya adalah di dalam pendanaan, terutama apabila EO tersebut hanya mengandalkan dana dari donatur dan sponsor, karena mereka harus bisa menegosiasikan acara mereka dan membuatnya terlihat menarik di mata calon pendana.
Selain itu, pada tahap ini Event Organizer juga harus bersiap menghadapi segala perubahan rencana dan penyesuaian konsep, karena kemungkinan besar akan banyak yang akan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
4. Pelaksanaan
Pada saat pelaksanaan kegiatan event organizer Indonesia Jakarta akan melakukan sesuai dengan kesepakatan yang di bahas saat perencanaan. Detail kegiatan seperti rangkaian acara beserta kebutuhan lain selama acara akan dipenuhi agar acara berjalan dengan sempurna.
Seperti beberapa persiapan yang kita rencanakan adalah:
Adanya vendor makanan Dekorasi Lighting MC, dll
5. Monitoring dan Evaluasi
Pada tahap ini, dilakukan selama acara dan setelah acara berakhir. Monitoring selama acara dilakukan agar mengantisipasi perubahan acara karena faktor teknis atau lainnya.
Management event organizer juga akan memberikan hasil evaluasi pada pengguna jasa untuk mengukur tingkat keberhasilan acara
Event Organizer Indonesia Jakarta dalam mengelola sebuah acara bisa berbeda antara satu EO dengan lainnya. Hal tersebut terjadi karena sistem manajemen, dan pengalaman EO yang berbeda-beda.
Namun demikian, untuk mengadakan kegiatan menggunakan EO, sebaiknya terjadi diskusi yang detail dan terbuka antara pengguna dan penyedia jasa agar acara bisa
diselenggarakan dengan baik. Untuk menjaga kenyamanan sebaiknya kedua belah pihak membuat surat perjanjian kerja secara detail dan disetujui oleh pihak-pihak yang ada.
Senang bisa berbagi.
Pasti bermanfaat.
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Comments