Di era seperti sekarang ini tidak ada hal yang sulit, semua bisa dilakukan dengan mudah sesuai dengan apa yang anda harapkan. Misalnya kita akan membuat acara yang menarik dan berkesan bagi banyak orang. Kita tidak perlu khawatir tentang hal tersebut. Karena nantinya bisa menyerahkan acara yang ingin kita selenggarakan dengan meminta bantuan event organizer indonesia.
📷
Acara yang nantinya akan diselengarakan akan berjalan dengan baik. Buat kita yang tidak memiliki keahlian mengorganisir sebuah acara menurut kita membuat sebuah event itu sulit. Tetapi buat event organizer Indonesia itu bisa dengan mudah bisa direncanakan dan dimatangkan.
Untuk kita pemula yang ingin membuat acara tetapi tidak ada pengalaman sama sekali. Biasanya kita takut dalam mengkonsep tentang event dan langkah apa saja yang akan kita lakukan. Kita akan ragu apakah event yang kita selenggarakan akan menuai feedback yang positif atau tidak?
Nah ada beberapa hal nih yang perlu kita pahami dan lakukan sebelum membuat sebuah event, yaitu:
1. Melakukan Penelitian Event
Mengapa harus dilakukan penelitian?
Itulah yang sebenarnya di takuti ketika dengar kata “event”. Banyak pekerjaan pra event yang harus dimantapkan. Ibarat mau bangun rumah ya pondasi harus kuat dulu dong. Jangan khawatir karena akan di tanggani oleh ahlinya.
Apa saja yang perlu diteliti sejak awal?
Target pengunjung yang kita harapkan untuk datang ke event ini, tema event yang akan kita usung yang diminati sama target pengunjung, apakah ada bintang tamu yang bisa diundang agar dapat menambah daya tarik pengunjung, dan lain sebagainya.
Ketika semua hal itu sudah diketahui maka kita harus lanjut membuat planning untuk event tersebut. Sejak awal kesulitan untuk membuat penelitian atas event?
Sekarang sudah banyak kok event organizer Indonesia yang ahli dalam hal ini.
2.Tujuan Event
Hal yang terpenting selanjutnya adalah menentukan tujuan event yang akan kita buat. Apakah tujuan event tersebut untuk menjual produk, promosi, awareness saja atau sekadar membangun jaringan?
Apapun tujuan event, pastikan kita sudah menetapkan tujuan tersebut dari awal.
Lalu bagaimana cara menetapkan tujuan sebuah event?
Berhubungan erat sama penelitian sebelum event. Maka sejak awal kita harus tahu kebutuhan si pembuat event. Bisa tidak ada salah ketika tujuan event sudah diterjemahkan menjadi sebuah konsep. Misalnya ...
1. produk atau jasa mereka apa;
2. hal apa yang sedang viral saat event itu akan diselenggarakan apa yang sedang di tangani;
3. konsep yang mengusung event tersebut;
4. tempat yang dipilih klien sepeti apa.
Banyak sekali bidang untuk sebuah event organizer(event planner) yang bisa dimanfaatkan untuk memaksimalkan tujuan dampak dari sebuah event.
Sekarang event organizer sudah punya spesialisasi. Extra Ordinary Event Organizer misalnya punya 3 yaitu
Internal Event; Marketing Event; Support Event. Mempersiapkan Tim Yang Solid
Tema dan konsep yang matang tak akan dapat berjalan dengan lancar tanpa didukung oleh tim yang solid dan berdedikasi. Persiapkan tim dengan anggota yang cakap, dan pastikan masing-masing personel paham akan tugas dan alur kerja nya masing-masing.
Mengapa hal itu perlu dilakukan?
Karena adanya banyak hal yang bisa menjadi patokan untuk event tersebut dan bagaimana nanti tim ini bisa melaksanakan dan menyelenggarakan acara dengan baik dan sesuai dengan tujuan awal event organizer Indonesia ini.
3.Pastikan menarik dan komunikatif
Membuat acara yang menarik itu penting. Itu tergantung kreatifitas masing-masing lah ya. Tapi pastikan lewat kreatif nya itu bisa terjalin "hubungan" sama yang mengikuti event nya ya. Kalau berbicara adalah cara manusia berkomunikasi. Maka event adalah satu cara sebuah brand berbicara sama pemakai barang atau jasannya.
Setelah itu perhatikan benar-benar promotools. Promotools sebuah event yang menarik dan komunikatif penting. Karena melalui promotools lah para calon pengunjung bisa mendapatkan gambaran semenarik apa event yang akan Anda selenggarakan. Karena hal itu sangat penting adanya.
Disinilah nantinya anda akan di percaya banyak orang untuk membuat event mereka nantinya diserahkan pada anda, maka yang harus anda lakukan adalah, bagaimana anda bisa menarik dan komuniatif dalam promo ini. Sebagai event organizer indonesia, anda juga harus memiliki ciri khas agar menarik klien yang lainnya dalam event event selanjutnya.
4.Mengemas event semenarik mungkin
Mengemas event semenarik mungkin merupakan salah satu cara yang bisa mendatangkan pengunjung ke event anda. Mengapa event harus menarik pengunjung?
Event selain menjadi etalase untuk brand mempromosikan produknya. Event itu juga merupakan wadah khusus untuk memamerkan kinerja tim event organizer indonesia untuk dapat tempat di hati klien. Salah satunya dengan membuat para pengunjung betah di event dan mengkonversi mereka menjadi customer brand. Event meninggalkan kesan mendalam.
Apa yang bisa dimaksimalkan agar dapat mendatangkan kesan bagi pengunjung?
Hmm, banyak hal bisa dari bintang tamu, konsep event, susunan acara yang menarik, staf yang ramah, dan lain-lain.
5.Konsep Event yang Akan Digelar
Setiap event harus memenuhi konsep yang ada, entah itu konsep yang di pilih klien atau konsep sesuai tema yang event organizer butuhkan. Oleh karena itu, persiapkan dengan matang pola pemasaran dan publikasi jauh sebelum event Anda dilaksanakan.
Beberapa hal yang bisa dilakukan adalah buat akun media sosial dan ciptakan tagar khusus agar calon pengunjung dengan mudah bisa menemukan event yang anda buat nantinya.
6.Live marketing
Pada saat event berlangsung pun, disarankan untuk melakukan aktivitas promosi dan marketing atau juga yang disebut dengan live marketing.
Mengapa?
Karena strategi ini tak hanya akan membuat event kita selalu segar di ingatan para pengunjung. Namun juga dapat menjadi ajang promosi untuk event-event selanjutnya dan yang pasti dapat membuat kita dan para pengunjung menjadi terkoneksi. Maka kita harus fokus pada event planner yang sangat penting dalam event organizer Indonesia. Dengan begitu kita butuh seseorang yang handal dalam hal ini
7Post event marketing
Melalui post event marketing, kita bisa membuat orang terkagum akan event yang telah di gelar sekaligus membagikan keseruan yang telah terjadi pada event ini ke masyarakat luas. Selain itu, pada kesempatan ini pula kita dapat menginformasikan tentang event selenjutnya yang mungkin akan di gelar kemudian hari.
Itu adalah 8 point yang harus kita tau sebagai event organizer Indonesia. Bukan hanya itu saja, beberapa point penting lainnya seperti planning event juga sangat di perlukan ketika kita akan menggelar event tersebut. Banyak sekali tugas yang harus di kendalikan dan di susun secara baik dan tepat. Seperti pembagian tugas yang nantinya menjadi tanggung jawab setiap tim yang sudah di bentuk seperti, menyusun acara, melakukan pengembangan yang nantinya bisa menjadi bahan evaluasi untuk event selanjutnya.
Kegiatan event organizer (EO) dalam mengatur irama berbagai komponen event, sehingga dapat berjalan sesuai jadwal dan tanpa gangguan bisa menjadi sebuah pekerjaan yang memiliki insensitas tinggi. Saat ini para Event Organizer Indonesia menggunakan teknologi yang cerdas untuk menjamin pekerjaan mereka berjalan tanpa kekeliruan.
Event Organizer Indonesia yang efektif akan selalu mengembangkan dan memelihara database yang cukup besar tentang distributor atau para penjual. Mereka dalam database itu merupakan pihak yang dapat percaya untuk menyediakan bunga, makanan, pertunjukan, dan kebutuhan lainnya.
Mereka akan juga membuat daftar beratus-ratus kontak hotel dan industri perjalanan, dimana mereka bisa mendapatkan harga yang terbaik untuk hotel maupun perusahaan transportasi dan penerbangan. Event Organizer Indonesia juga menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memantau pengaturan sedemikian banyak kegiatan di balik layar sebuah event, untuk dapat menghindari kesalahan.
Senang bisa berbagi.
Pasti bermanfaat.
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Comments