Event Organizer adalah penyelenggara acara yang merancang, mengadakan, dan mengontrol suatu acara. Tidak semua acara yang ada perlu campur tangan seorang EO. Ada beberapa jenis pengelompokan penyelenggara acara yang perlu kita ketahui.
📷
Jika kita akan mengadakan suatu acara dan memilih untuk dibantu (di-handle) oleh event organizer, berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan saat kita akan menentukan event organizer yang akan kita pilih:
1. Track record
Track record merupakan acuan utama apakah event organizer yang akan kita pilih cukup banyak menangani acara-acara yang terbilang sukses atau bahkan kurang baik. Testimonial atau rekomendasi event organizer tertentu bisa jadi masukan yang baik untuk kita.
2. Berpengalaman
Event organizer, harus ahli dalam segala bidang yang menyangkut perencanaan hingga teknis pelaksanaan di lapangan hingga pada saat acara diadakan. Event organizer haruslah bekerja secara professional.
3. Anggaran
Anggaran adalah penyokong penting dalam suatu acara. Dalam memilih event organizer, pastikan kita menyesuaikan budget yang dimiliki dengan pelayanan yang diberikan oleh penyedia jasa yang ditunjuk. Namun, apabila ada kendala atau keterbatasan acara dan kita tetap ingin dibantu oleh tim ahli yang profesional, maka bicarakan terlebih dahulu dengan tim event organizer untuk mendapatkan solusi terbaiknya.
4. Karakteristik tim
Karakteristik tim bisa menghadirkan kemistri yang baik jika sudah terbentuk. Oleh karena itu, kita harus mencari tim event organizer yang sudah solid dan memiliki karakteristik personal tim yang baik. Ingat, tim event organizer adalah garda depan pelayanan acara Anda.
5. Disiplin
Kedisiplinan merupakan hal yang bisa mewujudkan kesuksesan sebuah acara. Dalam hal ini, event organizer haruslah memiliki ketepatan waktu serta sikap yang konsisten. Dengan semua itu, maka acara pun akan berjalan sesuai dengan rencana dan waktu yang telah ditetapkan.
6. Follow up report
Follow up berarti tindak lanjut, dalam persiapan acara diperlukan laporan sudah sejauh mana persiapan yang dilaksanakan oleh tim event organizer dalam mengurus segala hal yang menyangkut berlangsungnya acara kita. Pastikan bahwa tim harus sekomunikatif dan seinformatif mungkin agar kita dapat mengetahui sejauh apa persiapan acaranya. Ini pun tentu akan membuat kita siap dan tenang.
Sebuah acara memang perlu dipersiapkan dan direncanakan dengan matang. Tips-tips di atas didasarkan pada refereni dan pengalaman dari berbagai pengguna jasa EO yang bisa menjadi acuan kita untuk lebih cermat memilih tim yang tepat agar acara kita dapat berjalanan dengan lancar dan juga sesuai dengan harapan. Pilihlah event organizer yang memiliki kriteria di atas.
Jenis dari Event Organizer (EO)
Event organizer dibutuhkan agar acara yang digelar berjalan dengan lancar sesuai rencana awal. Pengelompokan dari penyelenggara acara ini berdasarkan pada skala dan tipe acara yang mereka buat. Untuk mengetahui apa saja jenis dari event organizer akan dibahas seperti berikut ini:
1. One Stop Service Agency EO
One Stop Service Agency menawarkan jasa penyelenggara secara utuh. Maksudnya secara utuh disini semua hal yang dibutuhkan terhadap acara yang dibuat merupakan tanggung jawab agency event organizer. Mulai dari tempat, dekorasi, dan hal lainnya sesuai keingingan konsumen. Kapasitas penyelenggaraan acaranya pun bisa dibilang besar, seperti event-event atau acara yang bersifat internasional.
2. MICE
Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions (MICE), target pasar dari event organizer jenis ini adalah para profesional, perusahaan, dan korporasi dalam menyelenggarakan acaranya. Tapi MICE tidak hanya melakukan penyelenggaraan acara yang bersifat formal dan profesional saja. Acara yang bertemakan Incentives yang diselenggarakan oleh MICE biasanya bersifat entertainment murni, seperti acara party setelah target perusahaan tercapai dan sejenisnya.
3. Brand Activation
Tujuan acara ini adalah murni promosi baik terhadap produk terbaru perusahaan ataupun meningkatkan brand awareness-nya. Dalam acara ini perusahaan mendapatkan perhatian penuh dalam melakukan promosinya, juga perusahaan dapat berinteraksi secara langsung dalam melakukan pengenalan produk-produknya.
a. Musik dan Hiburan
Mudah untuk kita dapat menebak jenis acara apa yang diselenggarakan penyelenggara acara. Musik, karnaval, festival budaya, dan acara hiburan lainnya.
b. Pernikahan
Event Organizer yang mengurus jalanya acara pernikahan kliennya. Di indonesia sendiri pernikahan salah satu acara yang penting dalam hidup seseorang. Penyelenggara acara akan berusaha semaksimal mungkin agar pernikahan kliennya menjadi salah satu kenangan dan pengalaman terbaik dalam hidupnya.
c. Ulang tahun
Tidak semua ulang tahun membutuhkan jasa seorang EO, hanya ulang tahun tertentu yang memiliki skala cukup besar yang membutuhkan jasa seorang EO. Umumnya acara ulang tahun di umur 17 dan 18 yang memiliki perayaan yang cukup besar, karena pada usia tersebut sering diartikan beranjaknya seorang anak menjadi dewasa.
1.Tugas Seorang Event Organizer (EO)
Setelah kita mengetahui jenis acara yang membutuhkan seorang EO, sekarang kita akan membahas bersama-sama apa saja tugas seroang EO dalam membuat dan merancang acara, yaitu :
2.Riset
Hal yang pertama yang kita lakukan setelah dipercaya menjadi seorang EO adalah melakukan riset. Riset merupakan hal penting yang perlu kita lakukan, terlepas apakah kita sudah berpengalaman atau sama sekali belum pernah menangani jenis acara yang telah dipercayakan klien kita.
Dengan melakukan riset, kita akan mengetahui kebutuhan yang diperlukan dan prioritas yang kita lakukan terlebih dahulu. Ditambah dengan kita melakukan riset sebelumnya resiko-resiko yang mungkin timbul dan dapat menghambat kelancaran acara kita dapat antisipasi.
3.Design
Di sinilah kreatifitas kita akan diuji sebagai seorang event organizer. Design yang kita lakukan di sini tidak hanya berupa dekorasi tempat, tapi bagaimana konsep acara, suasananya, serta transisi kegiatan terhadap susunan acara yang telah dibuat. Pada fase ini kita harus brainstorming dan berkonsultasi dengan klien kita dengan menyampaikan ide yang kita punya dan mendengarkan masukan serta keinginan klien kita terhadap acara yang akan dibuat.
4.Proposal
Setelah melakukan cukup riset tentang acara yang akan kita buat, brainstorming dan konsultasi bisa kita lakukan dengan melakukan interview klien, lalu membuat proposal. Di fase ini kita seharusnya sudah mendapat kerangka bagaimana acara akan berjalan, suasananya, hal teknisnya, tema, dan susunan acaranya.
Membuat proposal biasanya cukup memakan waktu dan biaya, apalagi jika proposal yang kamu buat membutuhkan gambar, foto, ataupun sketsa. Proposal menjadi penting tidak hanya sebagai cara menjelaskan kerangka bagaimana acara akan dibuat dan berjalan, tetapi juga melindungi kita terhadap perubahan tiba-tiba yang mungkin di ajukan oleh klien.
5.Mengorganisasi
Setelah proposal kita diterima oleh klien, langkah yang harus kita lakukan adalah mewujudkan ide dan hal-hal yang telah tertuang dalam proposal pembuatan acara tersebut.
Di sini kita mulai mencari supplier yang dibutuhkan, mensurvei dan mem-booking tempat yang sesuai, dan segalah hal penting lainnya secara men-detail. Tips yang dapat kita praktikan adalah memiliki kontak orang yang dapat dihubungi jika ada keputusan besar yang harus diambil jika munculnya kendala, baik itu kontak klien ataupun kontak penyedia kebutuhan acara.
Kita harus hanya memiliki satu kontak untuk setiap kepentingan yang kamu butuhkan. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi miss komunikasi kita, klien dan supplier.
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Comments