Sebuah jasa event organizer yang handal dan profesional hadir untuk membantu mempermudah banyak pihak dalam membuat perencanaan dan pelaksanaan sebuah kegiatan atau acara.
Termasuk juga untuk perusahaan, menggunakan jasa event organizer, atau yang biasa disingkat EO, yang handal bisa jadi pilihan jika kita menginginkan sebuah penyelenggaraan kegiatan yang sukses dan berkesan di hati banyak pengunjung yang datang.
Sebuah perusahaan bisa saja mendirikan sebuah tim Event Organizer sendiri.
Tetapi jika dibandingkan dalam hal kualitas, belum tentu sama dengan layanan jasa EO dari luar yang memang dirancang khusus untuk membantu banyak pihak.
Terkadang yang sering terjadi di dunia nyata, karena alasan anggaran yang terbatas, orang lebih memilih membuat kepanitiaan sendiri dari tim perusahaannya. Padahal, sebenarnya dilihat dari efisiensi, ditambah lagi manfaatnya, menggunakan jasa EO bisa lebih menguntungkan kita, loh.
📷
Baca juga: Event Organizer yang Baik, Ini Syaratnya!
Ketika hendak membuat acara sendiri, pertanyaan seperti “Mengapa kita harus menyewa jasa event organizer (EO) jika saya bisa mengerjakannya sendiri?” memang tak bisa dihindarkan. Kita mungkin berpikir akan lebih mudah untuk mengerjakan event hanya dengan dibanti oleh satu asisten.
Tak bisa dipungkiri, membuat acara dengan skala kecil, seperti contohnya pesta keluarga, akan lebih mudah untuk merencanakannya sendiri, selama tamu yang diundang pun terbatas. Namun, untuk acara dengan skala besar, ada banyak hal yang harus dipikirkan.
Jika kita masih berupaya untuk mengerjakannya sendiri, kita mungkin akan melupakan beberapa elemen yang penting yang harus ada dalam sebuah event.
Kita tentu menginginkan sesuatu yang praktis, alias tidak merepotkan. Hal ini juga berlaku ketika kita ingin menggelar sebuah acara.
Kurangnya waktu untuk akibat semakin tingginya aktivitas dan pekerjaan kita semakin membuat malas untuk mengurus secara detil sebuah event. Padahal, event tersebut pasti penting bagi kita. Dan akhirnya acara yang kita buat menjadi kurang sempurna.
Menggunakan jasa EO merupakan pilihan yang tepat untuk menghemat biaya dan memastikan detil yang penting dapat diurus dengan baik . EO yang handal tau dengan pasti apa yang sedang mereka kerjakan.
Tak hanya itu, dengan menyewa jasa EO dapat menjadi keputusan yang sangat berharga untuk kelancaran sebuah event kita. Inilah kelebihan atau keuntungan yang bisa kita dapat dari menyewa jasa EO:
1. Anggaran bisa dikendalikan
Event Organizer yang sudah berpengalaman umumnya mengetahui perkiraan harga dan apakah terdapat perbedaan dari harga yang diberikan di awal. Dengan ilmu dan pengalaman yang dimiliki, EO dapat membantu kita melacak harga secara keseluruhan dan juga menyarankan kita cara-cara agar anggaran dapat terkendali dan tidak over budget.
2. EO bisa bekerja mencakup detil
Skill Event Organizer yang paling diharapkan oleh klien adalah EO yang detail-oriented. Keahlian seperti itu memastikan bahwa tidak ada satupun detil yang tertinggal dalam menyelenggarakan suatu acara. EO yang profesional dapat mengetahui permintaan setiap event dan sudah tidak asing dengan bekerja secara detil. EO juga akan membantu kita menemukan vendor yang tepat, mengatur anggaran, dan detil penting lainnya yang diperlukan untuk keberlangsungan suatu acara.
3. Skill Manajemen dan Negosiasi
Salah satu keistimewaan dari menyewa jasa Event Organizer adalah mengetahui bahwa EO tersebut memiliki kemampuan organisasi yang bagus. EO yang profesional berpengalaman dalam membuat rangkaian acara sampai memesan tempat lokasi acara akan berlangsung.
Dengan menyewa jasa EO, secara tidak langsung kita juga sudah memiliki negosiator yang terampil dan dapat diandalkan, terutama ketika mengurus hal-hal yang berkaitan dengan vendor atau supplier. Selain itu, EO juga akan memastikan bahwa semua keinginan kita dapat terpenuhi, dan tidak akan takut untuk memberikan sedikit tekanan pada vendor dan supplier jika memang diperlukan.
4. Membantu membuat tema yang tepat
Kita mungkin menginginkan sesuatu yang berbeda dan unik untuk event yang akan diselenggarakan, dan di situlah tempat di mana Event Organizer dapat menunjukkan semua keahlian dan pengalamannya. EO akan membantu kita merancang sebuah konsep dan tema, ataupun memberikan saran dan alternatif lain untuk memastikan kita puas dengan tema tersebut.
5. Mengurangi stress akibat banyaknya hal yang harus dikerjakan
Dengan memiliki seseorang yang profesional dan mampu mengurusi setiap detil besar, maupun yang kecil, akan sangat mengurangi stres. EO akan membantu kita untuk memecahkan kesulitan dan benar-benar memastikan bahwa event kita berjalan tanpa hambatan.
Membuat acara yang besar pasti memerlukan banyak waktu, pikiran dan tenaga. Akibat banyaknya beban yang dialami selama membuat acara dapat membuat kita stress. Oleh karena itu, menyewa Event Organizer mengurangi rasa stress yang akan kita derita.
Kita tidak perlu memikirkan semuanya sendiri karena sudah ditangani semuanya oleh jasa EO. Selain itu kita bisa mendapatkan saran terbaik dari jasa EO agar pergelaran acara perusahaan bukan sekedar acara biasa tanpa kesan.
6. Dapat menghemat waktu
Untuk membuat acara yang menarik, maka dibutuhkan perencanaan yang matang. Merencanakan sebuah event membutuhkan banyak waktu untuk memastikan acara tersebut berjalan dengan lancar. Event Organizer akan menghabiskan waktu untuk meneliti, merencanakan dan melakukan negosiasi untuk membantu kita mendapatkan apa yang kita mau.
Jika menyewa EO, kita hanya perlu melakukan follow up dan mengontrol perkembangan perencanaan dan pelaksanaan acara. Semua hal yang dibutuhkan sudah ditangani oleh Event Organizer dari awal hingga nanti saat hari acara berlangsung.
Jadi, ini sangatlah baik untuk menghemat waktu kita. Tidak ada lagi event yang dikerjakan secara mendadak apalagi sampai muncul permasalahan dengan keterbatasan waktu serta tenaga.
7. Saran dari Profesional dalam bidangnya
Event Organizer secara profesional membantu kita sebagai klient untuk membuat acara yang diinginkan.
Event Organizer tahu betul bagaimana caranya menangani permintaan kita sambil membuat penyesuaian yang dibutuhkan untuk kesuksesan acara. Event Organizer yang berpengalaman dan juga profesional akan mendengar segala permintaan kita, dan memberikan masukan yang juga realistis di saat yang tepat. Saran-saran yang diberikan bisa kita pertimbangkan demi kesuksesan acara.
8. Marketing untuk Event
Untuk event yang private atau pribadi untuk keluarga dan teman seperti ulangtahun, mungkin kita tidak harus khawatir tentang sisi pemasarannya. Namun, untuk event yang jumlah pengunjung undangannya lebih besar, seperti event launching product, bagaimana kita dapat memastikan event tersebut sukses dari segi marketing jika kita hanya mengerjakannya seorang diri?
Di sinilah peranan Event organizer akan sangat membantu kita. Event Organizer yang profesional memiliki sarana, pengetahuan dan banyak koneksi yang sangat cukup untuk memastikan event yang mereka rancang sukses.
9. Antisipasi Hal Yang Tidak Terduga
Sebagai pemilik acara, terkadang kita tidak terpikir terhadap hal-hal kecil yang mungkin saja terjadi. Dan hal kecil itu dapat mengganggu kelancaran dari Event jika tidak diantisipasi dengan baik dan benar.
Contohnya, seperti perubahan cuaca yang tidak menentu, situasi / hal teknis lain yang terjadi secara mendadak dan dapat berpengaruh terhadap kelancaran Event.
Event Organizer berkewajiban untuk memikirkan rencana cadangan atau biasa kita sebut rencana A,B,C D jika terjadi sesuatu hal tersebut. Dan kita tidak perlu terlalu memusingkan terkait hal ini dan hanya perlu menikmati keseluruhan rangkaian acara.
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Kontak konsultan kita
Comments