Masih banyak dari kita menyangka bahwa cara mempersiapkan event itu sulit dan ribet. Ada yang mengatakan bahwa membuat event itu akan melibatkan banyak pihak, dan tentunya butuh modal yang tidak sedikit. Banyak dari kita juga yang ingin menyelenggarakan suatu acara dengan konsep yang mewah ataupun menarik dengan cara menyewa jasa event organizer.
Event organizer membantu kita untuk mempersiapkan acara yang ingin kita buat. Daripada pusing dan ribet, tentunya beberapa dari kita akan lebih memilih dan menyerahkan semua pekerjaan kepada tim event organizer (EO).
Pihak profesional seperti inilah yang nantinya akan membantu kita memperlancar jalannya acara yang sesuai dengan keinginan kita. Kita tinggal duduk manis aja dan terima beres, deh.
Apakah cara tersebut adalah keharusan dalam membuat acara? Tidak juga. Kita tidak perlu menyewa jasa event organizer untuk mendapatkan acara yang menarik dan mendapatkan banyak pujian dari para pengunjung.
Kita bisa melakukan perencanaannya acara sendiri, sehingga bisa lebih berhemat dan konsep acara yang kita rancang pun bisa lebih sesuai keinginan.
📷Baca juga:
Berikut ini tips mempersiapkan event dengan konsep yang menarik agar event yang diselenggarakan berjalan dengan baik dan tentunya mendapat umpan balik yang positif dari para pengunjung:
1. Lakukan penelitian dan riset secara matangHal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan penelitian atau riset. Seperti siapa target pengunjung yang di harapkan untuk datang ke event, apakah tema event yang akan diusung dan diminati banyak orang, siapa bintang tamu yang akan di undang dan dapat menarik banyak pengunjung, dan lain sebagainya.
2. Menyusun tema dan konsep acara yang akan diangkatFaktor apa saja yang menentukan kesuksesan sebuat event atau acara? Tema dan konsep adalah salah satunya! Ketika kita bisa memilih konsep dan tema yang menarik, otomatis bisa menular pada elemen lainnya dalam acara tersebut.
Untuk menentukan tema dan konsep acara, kita bisa melakukan “brainstorming” ide bersama dengan tim. Setelah itu, kita bisa mengumpulkan ide setiap orang dan lakukan pemilihan konsep serta tema mana yang akan dipilih dan digunakan.
3. Mempersiapkan tim yang solid dan kompakSetelah menentukan tema dan konsep, maka selanjutnya kita membentuk tim acara dan harus membagi tugas yang jelas. Kita bisa membagi tim dalam beberapa divisi, dan tentunya pastikan setiap divisi memiliki tanggung jawab pekerjaan yang jelas. Kalau perlu, kita bahkan bisa mencatat job desc-nya tersebut.
Selain memastikan tugas yang kita berikan pada masing-masing anggota tim sesuai dengan minat dan kemampuannya, pastikan juga mereka tidak kebingungan saat menjalankan tugasnya sebagai tim event tersebut agar persiapan acara menjadi lancar.
4. Melakukan pertemuan secara intensNah, untuk bagian ini jangan disepelein loh!
Untuk membuat jadwal pertemuan secara intens di masa persiapan acara merupakan hal yang sangat penting.
Semakin banyak pertemuan dengan tim, semakin matang juga acara yang dibuat. Pertemuan ini selain bisa semakin mematangkan konsep acara, juga bisa jadi mendekatkan anggota tim sehingga lebih solid dan kompak. Komunikasi antar anggota tim pun bisa terjalin lebih baik lagi dengan diadakannya banyak pertemuan seperti ini.
Pastikan pertemuan ini berjalan santai dan tidak kaku atau tegang karena pekerjaan perencanaan acara ini tentunya mengutamakan kreativitas. Kita juga bisa melakukan pertemuan di kafe atau tempat-tempat lainnya yang penuh inspirasi, misal di coffeshop.
Tempat yang santai untuk bertemu dapat memacu tim untuk berfikir kreatif dan juga tidak penat dengan banyaknya tugas. Mengingat ide konsep yang menarik bisa datang saat kondisi sedang santai di tempat yang penuh inspirasi, kan.
5.Membuat Anggaran Dana
Hal yang perlu dilakukan selanjutnya adalah membuat daftar apa saja yang kita butuhkan untuk acara ini. Mulai dari perlengkapan yang harus dibeli, sewa tempat acara, merchandise event, sampai hal lainnya yang sesuai dengan konsep serta tema acara kalian.
Setelah membuat daftar kebutuhan, maka lanjutkan dengan melakukan budgeting atau rencana pendanaan. Membuat budgeting, atau anggaran, ini akan membantu kita mengetahui gambaran biaya yang akan dikeluarkan untuk mewujudkan acara dengan konsep menarik yang telah kita pilih.
Selain itu, membuat anggaran juga mencegah dana agar tidak bocor. Jika hal ini terjadi, bisa-bisa acara yang sedang kita susun berakibat gagal!
Selain itu, perencanaan anggaran juga dibutuhkan jika kita membutuhkan sponsor dalam acara. Biasanya, sponsor akan menanyakan seperti apa perencanaan anggaran untuk acara kita . Oleh karena itu, hitungan anggaran harus dibuat, ya.
6. Membuat Sususan Acara dari Jauh-jauh hari
Tidak sedikit, loh, yang membuat rundown secara mendadak pada saat mendekati acara pada hari H. Padahal, hal itu bisa membuat acara berantakan karena kurangnya persiapan yang matang dari setiap anggota tim.
Membuat rundown acara jauh-jauh hari ini bisa membantu anggota tim memahami secara mendalam alur jalannya acara. Rundown yang dibuat jauh-jauh hari ini pun bisa membuat seluruh anggota tim mengetahui arah acara yang akan digelar dan tentunya persiapannya lebih matang dan bisa juga mengantisipasi masalah yang akan datang.
7. Buat dan kemas acara dengan semenarik mungkin
Bisa mendatangkan pengunjung ke acara kita merupakan satu hal yang bagus, namun bisa mempertahankan mereka hingga event selesai merupakan hal yang berbeda.
Nah, ini yang perlu diperhatikan oleh tim acara. Salah satu tugas yang harus kita lakukan adalah menciptakan “memorable experiences” alias pengalaman yang tak terlupakan, yang tidak hanya dapat membuat para pengunjung betah di event kita, namun juga meninggalkan kesan mendalam.
Beberapa contoh hal yang dapat mendatangkan kesan bagi pengunjung adalah: bintang tamu yang luar biasa dan susunan acara yang menarik, staf yang ramah, dan lain-lain.
8. Pre-event marketing
Konsep acara yang menarik takkan berarti apabila calon pengunjung tak mendapatkan informasi yang cukup mengenai event yang kita buat. Oleh karena itu, persiapkan dengan matang pola pemasaran dan publikasi jauh sebelum event kita dilaksanakan.
Kita bisa membuat akun media sosial dan ciptakan tagar khusus agar calon pengunjung dengan mudah dapat menemukan acara kita. Jangan lupa juga ciptakan suatu materi publikasi dengan konsep desain yang menarik dan terkesan luar biasa untuk dilihat para calon pengunjung event.
9. Kerjasama antar tim
Last but not least, poin terakhir adalah pentingnya kerjasama yang terjalin baik antar tim.
Konsep acara yang kita punya memang menarik, perencanaan pun sudah dilakukan dengan sangat matang. Namun, semua hal tersebut bisa rusak dan kacau balau di hari H, jika kerjasama timnya tidak baik dalam melaksanakan tugasnya.
Bisa dikatakan kerjasama tim menjadi unsur penting dalam menentukan kesuksesan sebuah acara. Kerjasama antar tim akan baik salah satunya dengan menjaga komunikasi.
Jangan sampai terjadi salah komunikasi sehingga menimbulkan kesalahpahaman yang mungkin berujung perpecahan dan perseteruan di dalam tim. Tentunya kita tidak ingin hal ini terjadi, bukan.
Tidak hanya saat perencanaan, kerjasama tim dan komunikasi yang baik di antara mereka juga penting terjadi selama acara berlangsung.
Dan perlu diingat juga, sebuah acara yang sukses tidak hanya tergantung pada hari H berlangsung dengan lancar atau tidak acara tersebut. Tetapi kesuksesan acara juga bergantung pada proses perencanannya, dan kerjasama tim menjadi hal yang paling penting dan tentunya disertai dengan dukungan para keluarga dan kerabat juga.
Selamat mencoba tips di atas! Tapi, kalau tidak mau ribet atau mungkin merasa kesulitan di tengah-tengah menyusun acara, tidak ada salahnya juga loh menghubungi Event Organizer.
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Comments