Tugas Divisi Konsumsi dalam Sebuah Event

Ketika menghadiri sebuah acara, entah itu seminar, pernikahan, konser musik, ataupun gathering perusahaan, salah satu hal yang sering kali menjadi perbincangan para tamu adalah konsumsi. Rasanya, apa pun konsep acara yang diusung, sebaik apa pun dekorasi yang ditampilkan, dan sehebat apa pun bintang tamu yang hadir, acara akan terasa kurang jika konsumsi yang disajikan mengecewakan. Di sinilah peran penting divisi konsumsi dalam sebuah event.

Banyak orang mengira tugas divisi konsumsi hanya sebatas “menyediakan makanan dan minuman.” Padahal, kenyataannya jauh lebih kompleks dari itu. Divisi konsumsi memegang tanggung jawab besar dalam menjaga kenyamanan tamu, memastikan kualitas makanan tetap terjaga, hingga berkoordinasi dengan vendor catering agar acara berjalan mulus tanpa hambatan.

Baca Juga : Sewa Studio Jakarta: Solusi Praktis untuk Semua Kebutuhan Kreatif & Event Anda

Apa Itu Divisi Konsumsi?

Divisi konsumsi adalah bagian dalam kepanitiaan atau tim event organizer yang bertugas khusus menangani kebutuhan konsumsi peserta, tamu undangan, panitia, hingga performer yang terlibat dalam acara. Dengan kata lain, divisi inilah yang memastikan semua pihak mendapatkan makanan dan minuman tepat waktu, dengan jumlah yang cukup, serta kualitas yang sesuai dengan standar.

Bagi sebagian orang, tugas ini mungkin terlihat sederhana. Namun, coba bayangkan sebuah acara besar tanpa pengelolaan konsumsi yang baik. Antrian panjang, makanan cepat habis, menu tidak sesuai selera mayoritas tamu, hingga minuman yang datang terlambat bisa menimbulkan kekacauan dan menurunkan citra acara. Oleh karena itu, divisi konsumsi tidak bisa dipandang sebelah mata.

10 Tugas Divisi Konsumsi yang Wajib Diketahui

Agar lebih jelas, berikut adalah 10 tugas utama divisi konsumsi yang kerap dijalankan dalam sebuah event:

1. Menentukan Konsep Konsumsi

Setiap acara memiliki kebutuhan yang berbeda. Divisi konsumsi harus menentukan apakah konsumsi berupa snack box, prasmanan, hidangan plated, atau sekadar minuman ringan. Pemilihan konsep ini biasanya disesuaikan dengan tema acara, jumlah peserta, dan anggaran yang tersedia.

2. Menyusun Anggaran Konsumsi

Budgeting adalah hal yang krusial. Divisi konsumsi perlu menghitung secara detail berapa banyak makanan dan minuman yang dibutuhkan, berapa biaya per porsi, serta menyiapkan dana cadangan untuk kebutuhan tak terduga. Kesalahan dalam budgeting bisa berakibat fatal, misalnya makanan tidak cukup atau membengkaknya biaya.

3. Berkoordinasi dengan Vendor atau Catering

Vendor catering adalah partner utama divisi konsumsi. Mereka bertugas mencari, membandingkan, hingga memilih vendor yang sesuai dengan standar kualitas, harga, dan fleksibilitas. Negosiasi dengan vendor juga menjadi bagian penting agar acara tetap efisien dari segi biaya.

4. Menentukan Menu

Menu yang disajikan harus mempertimbangkan selera umum, alergi makanan, hingga kehalalan bahan. Pemilihan menu yang tepat akan meningkatkan kepuasan tamu. Misalnya, untuk acara formal biasanya dipilih menu prasmanan lengkap, sementara untuk seminar bisa disediakan snack box praktis.

Baca Juga : Angel Investor: Penyelamat Startup yang Sering Terlupakan

5. Mengatur Distribusi Makanan

Tugas ini tidak kalah penting. Divisi konsumsi memastikan makanan dibagikan tepat waktu dan tidak menimbulkan antrean panjang. Dalam beberapa acara, konsumsi bahkan harus disiapkan dalam beberapa batch sesuai jadwal kegiatan.

6. Menyediakan Konsumsi untuk Panitia dan Talent

Selain peserta, panitia dan talent (MC, pengisi acara, atau musisi) juga memerlukan konsumsi. Divisi konsumsi harus mengatur agar mereka mendapatkan makanan yang cukup dan tepat waktu, sehingga tetap fit dalam menjalankan tugasnya.

7. Mengontrol Kualitas dan Kuantitas

Divisi konsumsi wajib melakukan pengecekan terhadap kualitas makanan sebelum disajikan. Mereka juga harus memastikan jumlah porsi sesuai dengan daftar peserta agar tidak ada yang terlewat.

8. Mengelola Konsumsi Khusus

Beberapa acara mungkin memiliki tamu dengan kebutuhan khusus, seperti vegetarian, alergi gluten, atau permintaan diet tertentu. Divisi konsumsi harus mencatat hal ini sejak awal agar tamu merasa dihargai.

9. Membuat Rencana Cadangan

Hal-hal tak terduga bisa terjadi, misalnya jumlah peserta lebih banyak dari perkiraan atau keterlambatan pengiriman catering. Divisi konsumsi biasanya menyiapkan cadangan makanan tambahan untuk mengantisipasi situasi ini.

10. Evaluasi Setelah Acara

Setelah event selesai, divisi konsumsi juga memiliki tugas untuk melakukan evaluasi. Mereka perlu meninjau apakah konsumsi sudah sesuai kebutuhan, apakah ada kelebihan atau kekurangan, serta bagaimana kualitas vendor. Evaluasi ini berguna untuk perbaikan acara berikutnya.

Kenapa Divisi Konsumsi Itu Penting?

Sering kali, orang lebih fokus pada divisi acara, dokumentasi, atau dekorasi. Namun, jika konsumsi bermasalah, kepuasan tamu bisa langsung menurun. Bahkan, acara dengan konsep sederhana pun bisa dikenang dengan baik jika konsumsi yang disediakan memuaskan.

Beberapa alasan mengapa divisi konsumsi sangat penting, antara lain:

1. Meningkatkan kenyamanan tamu. Tamu yang kenyang dan puas akan lebih betah mengikuti acara hingga selesai.

2. Menjaga citra acara. Konsumsi yang berkualitas menjadi salah satu indikator profesionalisme panitia.

3. Mengurangi risiko komplain. Masalah konsumsi sering menjadi sumber keluhan terbesar. Dengan divisi konsumsi yang solid, hal ini bisa diminimalisir.

4. Mendukung kelancaran acara. Konsumsi yang tepat waktu membuat peserta tetap fokus dan bersemangat mengikuti rangkaian acara.

Pastikan Event Anda Berkesan dengan Divisi Konsumsi yang Handal

Mengelola sebuah event bukan perkara mudah. Dibalik gemerlap panggung, dekorasi indah, dan susunan acara yang rapi, ada kerja keras divisi konsumsi yang menjaga agar semua tamu merasa dihargai melalui hidangan yang mereka nikmati. Itulah sebabnya, memilih tim yang tepat untuk mengatur konsumsi adalah langkah penting bagi kesuksesan acara.

Jika Anda sedang merencanakan acara di Jakarta, baik itu corporate event, wedding, maupun konser, mempercayakan kebutuhan event kepada Event Organizer Jakarta dari XOEO Indonesia adalah pilihan tepat. Dengan pengalaman profesional, XOEO Indonesia siap memastikan setiap detail acara termasuk urusan konsumsi dikelola dengan sempurna sehingga acara Anda berjalan lancar dan meninggalkan kesan mendalam.