Apakah kita suka mengatur sebuah acara? Atau punya passion untuk bekerja dalam perusahaan Event organizer sebagai event planner atau event coordinator?
Sebelum bergabung dalam perusahaan event organizer dan memutuskan untuk mengambil pekerjaan tersebut, sebaiknya ketahui terlebih dahulu seperti apa organisasi ini.
📷
Event Organizer adalah perusahaan yang dibuat untuk membantu klien dalam mempersiapkan dan membuat acara. Nah, pekerjaan di event organizer begitu digandrungi generasi millenial saat ini. Mungkin karena faktor banyaknya interaksi, terorganisir sesuai divisi, dan memiliki tujuan yang jelas, membuat bidang ini begitu diminati banyak orang.
Selain itu, orang-orang yang bekerja di bidang event organizer juga harus memiliki kreatifitas yang tinggi dan ide-ide menarik untuk suatu acara. Hal itu juga yang menjadi faktor pekerjaan ini begitu disukai anak-anak muda yang mempunyai ide tumpah ruah.
Setiap divisi juga memiliki tanggung jawab yang besar baik sebelum maupun saat acara berlangsungnya. Tim penyelenggara acara bisa saja disalahkan jika terjadi kendala walaupun kesalahan kecil baik secara disengaja maupun tidak.
Nah, dalam event Organizer, terdapat divisi yakni event planner dan event coordinator. Dari kedua itu, memiliki peran masing-masing yang penting.
Loh, trus, apa bedanya antara event planner dan event coordinator?
Memahami Perbedaan Pekerjaan Event Planner dan Event Coordinator Dalam Event Organizer
Tim penyelenggara acara atau yang sering dikenal sebagai event organizer memiliki beberapa bagian, serta dalam kategori untuk membagi tugas para anggotanya.
Tugas tersebut disesuaikan dengan kemampuan masing-masing anggota. Beberapa divisi penting tersebut adalah event planner dan event coordinator.
Event planner mempunyai tugas yang sangat penting, yaitu selain bermain dengan ide yang menarik juga diharuskan mengendalikan banyak tugas, seperti mengatur konsep dan persiapan acara, mencari dan melakukan riset lokasi, melakukan kesepakatan serta penawaran, menjalin hubungan baik dengan vendor beserta klien, bernegosiasi untuk membahas kontrak kerja, hingga memegang tanggung jawab pengelolaan anggaran acara.
Namun, tugas secara umum anggota yang berada di dalam divisi ini adalah menjalin komunikasi dengan klien untuk membahas dan memastikan kesuksesan acara klien atau perusahaan.
Sementara event coordinator atau koordinator acara biasanya harus memiliki kemampuan di bidang komunikasi untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan dan perencana acara (event planner).
Selain itu, koordinator acara biasanya juga bekerja secara praktis dan efisien, seperti melakukan pemesanan lokasi, bertemu klien, mengatur konsumsi, pembersihan hingga mendesain ruangan atau tempat yang akan dijadikan sebagai lokasi sebuah acara.
Event coordinator juga bertugas untuk melakukan perincian sistem administrasi beserta promosi melalui media massa atau pers juga dilakukan oleh koordinator acara.
Tugasnya memang beraneka ragam, namun selama bekerja mereka bisa merekrut banyak anggota untuk ikut serta ke dalam bagian divisi-divisi yang lebih kecil sesuai yang diatur dan ditentukan oleh koordinator acara.
Mereka juga bisa memberikan perintah kepada anggota yang masih baru atau yang terbagi ke dalam divisi-divisi kecil tersebut di bawah mereka sehingga sangat bergantung pada sistem senioritas.
Perbedaan dan Pembagian Kerja Anggota Event Planner dan Event Coordinator
Sebagai anggota yang berperan menjadi dua bagian, baik event planner maupun event coordinator, kita harus memiliki kepercayaan tinggi ketika sedang mengerjakan rencana acara.
Namun secara jelas keduanya juga bertugas dalam pembagian kerja yang berbeda.
Sebelum menginginkan untuk bekerja di salah satu posisi ini, sebaiknya kita memerhatikan terlebih dahulu perbedaan tugas kerja masing-masing bidang dengan cermat hingga tidak ada lagi keraguan.
Fokus Pekerjaan seorang Event Planner
Tugas utama sebagai event planner yaitu mampu memusatkan fokus seluruh perhatian ke detail acara. Selain itu, juga memiliki tingkat kreatiftas yang tinggi adalah kemampuan yang harus dimiliki.
Pada dasarnya event planner secara khusus fokus kepada seluruh detail acara. Mulai dari pengelolaan produksi konsep hingga dekorasi harus diperhatika sampai acara usai, serta mendedikasikan waktu luang dari awal perencanaan dan selama acara berlangsung untuk memberikan layanan baik kepada klien.
Oleh karena itu, untuk posisi ini, dibutuhkan anggota yang kreatif, ceria, bersemangat, aktif bisa percaya diri dan berpikir positif mengenai project-nya.
Namun, selain itu juga bisa mempertimbangkan berbagai resiko yang muncul saat sedang mengambil langkah perencanaan acara.
Fungsi yang selanjutnya dibutuhkan, yakni bersangkutan dengan skill kepemimpinan. Seorang anggota yang berada di posisi ini harus pandai mengatur, memimpin dan mengawasi jalannya acara.
Tuntutan peran yang besar mengharuskannya untuk melakukan berbagai pertemuan, merencanakan konferensi, melakukan kontrol pengeluaran biaya, mengatur ruangan, logistik perlengkapan, dan lain-lain.
Selain itu, bekerja di divisi ini juga harus bisa memenuhi target, yakni dengan memenuhi tugas secara objektif dan tepat berdasarkan jadwal.
1.Tugas Objektif
- Melakukan pengelolaan terhadap semua aspek yang telah direncanakan secara tepat waktu, alias tidak boleh ngaret. Serta mampu menyelesaikan tugas dengan disiplin tuntutan anggaran.
-Menjalin hubungan dan komunikasi yang baik dengan vendor maupun klien.
- Merencanakan ide-ide yang kreatif dan sesuai dengan tema acara, mengetahui tren pasaran, dapat mengidentifikasi berbagai risiko dan kendala yang akan muncul, serta memberikan jalan keluar atas kenala yang kemungkinan besar ditemui.
2.Tugas Bulanan dan Harian
- Melakukan koordinasi dengan staff internal, vendor, klien dan berbagai pihak yang dibutuhkan ketika acara sedang berlangsung.
- Melakukan survei atau penelitian sumber daya yang berguna untuk menjalankan rapat secara disiplin, dan membahas secara baik dan mudah dimengerti terkait acara yang akan direncanakan.
Fokus Pekerjaan seorang Event Coordinator
Koordinator acara memang memiliki tugas dan mampu berpikir secara praktis dan mempraktikkannya.
Karena tugasna adalah menghubungi mitra untuk bekerjasama dengan perusahaan event organizer tempatnya bekerja, serta mengatur acara sedemikian rupa agar semua perencanaan dapat berjalan efektif, tidak ada gangguan atau kendala dan meminimalisasi resiko gagal nya selama acara berlangsung.
koordinator acara harus menjalin komunikasi untuk membahas tentang jalannya acara sekaligus menggerakkannya juga menjadi tugas terpenting.
Dan juga tidak lupa menyusun surat-surat kontrak dengan klien sekaligus bekerjasama dengan tim divisi hukum. Hal ini perlu dan harus dilakukan untuk memperlakukan setiap kontrak kegiatan berlangsung secara legal, aman, dan bernaung di bawah perlindungn hukum. Seperti yang diemban oleh event planner, koordinator acara juga memiliki tugas yang terjadwal, yakni harian dan bulanan.
1.Tugas Objektif - Melakukan pengembangan acara agar bisa ditindaklanjuti, khususnya dalam hal penentuan dan penggalangan uang untuk keperluan acara.
- Menerapkan dan mematuhi undang-undang yang ditentukan dalam lingkup lokal maupun regional.
- Menjalankan acara sesuai rencana, menuliskan matriks keberhasilan event serta mengendalikan jadwal atau susunan acara dengan baik.
2.Tugas Bulanan dan Harian
-Mengelola arus kas bulanan dalam perusahaan
- Meneliti atau mensurvei vendor yang akan bekerjasama dan harus berdasarkan kriteria dana, kualitas, dan konsep.
- Melakukan pemesanan tempat acara, menuliskan jadwal klien, serta menyusun kontrak acara.
- Merekrut relawan atau pekerja yang menjalankan bagian dari divisi-divisi kecil seperti divisi perlengkapan, penjaga ruang pendaftaran, dan lain-lain.
Semoga bermanfaat.
Senang bisa berbagi :D
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Comments