Bagaimana cara kita dapat memulai perencanaan acara untuk sebuah event yang sukses?
Tentu saja, seperti yang sudah kita ketahui, event yang sukses bukan hanya dilihat dari bagaimana acara tersebut dieksekusi, melainkan dari awal sekali, yaitu proses perencanaan atau concepting.
Hari ini kita akan membahas tentang hal-hal yang akan membantu setiap event yang kita gelar akan sukses dan akan membuat kita senang saat merencanakan event. Tentu saja, hal-hal ini juga yang dikerjakan oleh event organizer Indonesia Jakarta yang andal. Makanya, kalau bingung mau menghelat acara spesial, bisa cek di sini.
So, berikut ini adalah beberapa hal yang butuh perhatian khusus bagi setiap event organizer Indonesia Jakarta:
Misunderstanding (miscommunication)
Kalau klien menginginkan sebuah pertemuan bisnis konvensional, eh, kita malah mengirimkan atau membuatkan konsep pesta tema Roaring Twenties, misalnya, bahaya ini! Bukannya menyukseskan acara, kita malah menghancurkannya. Waduh, waduh!
So, ingatlah bahwa kita perlu mengetahui semua persyaratan klien secara terperinci, sebelum kita merencanakan atau mengatur acara yang sukses.
Salah Vendor
Jangan pernah coba-coba memilih vendor yang tidak kredibel saat kita ingin mengadakan event. Jangan sekali-kali kita memilih vendor yang buruk dan tidak bertanggung jawab.
Bekerjasama lah dengan vendor yang cakap, dan sudah memiliki reputasi yang baik, sehingga dapat diandalkan.
Vendor seperti itu yang bisa memenuhi kebutuhan klien dengan tepat.
Misalnya, kita salah dalam memilih vendor katering, yang akhirnya malah menyajikan makanan yang tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan. Nggak banget, kan.
Maka dari itu, sebagi event organizer Indonesia Jakarta, kita harus sangat selektif dalam memilih vendor yang akan kita ajak kerjasama.
Agar acara yang kita selenggarakan sukses dan bisa membuat pengunjung puas. Pastikan kita untuk mendapatkan dan mengandalkan vendor yang benar-benar bisa dipercaya.
Perkiraan yang tidak akurat
Tentu saja dalam hal ini, kita berbicara tentang budget. Hal ini sangat krusial, penting dan juga sensitif. Untuk itu, perkiraan kita harus seakurat mungkin.
Jika acara yang digelar jauh melebihi anggaran, klien mungkin akhirnya harus membayar lebih banyak uang yangmana telah disepakati di awal perencanaan event.
Nah, kalau itu uda kejadian, klien akan merasa tidak senang dan bisa saja membatalkan kontrak dengan kita.
Event Organizer Indonesia Jakarta yang baik harus bisa memperkirakan biaya yang harus di bayar klien, entah itu down payment, atau biaya keseluruhan.
EO harus punya kontrol biaya dan dapat memperkirakan biaya yang harus dikeluarkan dengan bijak. Bila kita menyajikan perkiraan harga yang terlalu tinggi, bisa-bisa jasa kita tidak dipakai.
Tapi apabila kita memberikan perkiraan biaya yang rendah, kita harus benar-benar memastikan kalau itu adalah harga yang updated sehingga tidak membuat klien kita harus mengeluarkan uang lebih yang malah akan menyebabkan acara tersebut menjadi over-budget.
Nah, itu dia don'ts yang harus kita perhatikan ketika ingin membantu sebuah organisasi untuk menghelat sebuah acara.
Lalu, apa do's nya? Sip, lanjutkan membaca artikel ini, yah!
Resep Untuk Sukses
Selain menjadi problem solver yang baik, strategi apa yang dapat kita adopsi untuk memberikan bisnis perencanaan acara dan peluang terbaik untuk sukses?
Berikut beberapa kiat cepat:
Memperoleh pelatihan profesional.
Berikan layanan sesuai dengan apa yang kita janjikan. Gunakan kontrak tertulis, dan tentu saja, patuhi itu. Akan lebih baik kalau kita bisa menyimpan catatan yang baik yang bisa dipakai saat evaluasi setelah acara selesai.
Berkonsentrasilah pada jenis perencanaan yang sudah kita kerjakan dan lakukan yang terbaik.
Buat tim yang andal di sekitar kita.
Visioner dan siapkan worst case scenario. Bagaimana pun, akan selalu ada sesuatu yang berbeda atau meleset dari apa yang sudah kita rencanakan. Artinya, kita harus siap untuk itu. Sebagai EO, tidak ada benar atau salah, yang ada hanya membuat klien senang dan puas dengan acara yang digelar.
Memperhatikan kebutuhan klien dan menjadi jawaban bagi setiap kebutuhan klien.
Event organizer adalah industri 'bahagia'. Goal kita menghelat sebuah acara adalah agar setiap orang, baik organisasi yang menyelenggarakan acara, maupun setiap orang yang menghadiri acara dapat menikmati setiap hal yang disuguhkan dalam acara tersebut. Kita memilih bidang yang memungkinkan untuk membuat kenangan indah bagi banyak orang.
Menjadi Manager Yang Pro
Banyak yang bermimpi untuk terlibat dalam sebuah event besar. Sebuah kebanggaan jika event yang kita gagas dengan konsep yang luar biasa bisa diwujudkan dan dapat sukses terlaksana. Apalagi kalau ternyata event tersebut cukup spektakuler sampai dielu-elukan oleh orang-orang.
Tentunya, kesuksesan event tersebut diraih karena kerjasama tim dan kreativitas.
Tapi, dibalik itu semua ada sosok event manager yang menentukan konsep dan mengatur event dari awal sampai akhir. Menjadi seorang event manager sangatlah menantang. Kreativitas dan kecerdasan diasah untuk menciptakan konsep yang brilian dan disukai klien. Jika tercapai, kepuasaan dan kesuksesan akan diraih, tentunya.
Skill kepemimpinan yang baik sebenarnya sangatlah penting di berbagai profesi. Dalam mengatur sebuah event, memimpin jalannya event dari awal sampai akhir secara runtut dan detail, serta mengarahkan anggota untuk menyukseskan event yang kita pimpin sangatlah penting.
Negosiasi
Seorang event manager selain harus kreatif, juga harus memiliki kemampuan ber-organisasi dan berkomunikasi yang baik. Kemampuan ini nantinya yang akan digunakan dalam bernegosiasi dan berhubungan baik, baik dengan klien atau vendor.
Problem Solver
Dalam merencanakan sebuah event, terkadang terdapat kendala maupun permasalahan seputar jalannya event yang kita konsepkan. Menganalisa dan menjadi pemecah masalah serta mampu merumuskan solusi untuk kesuksesan sebuah event wajib dikuasai seorang event manager.
Pembicara dan Pendengar yang Baik
Skill komunikasi yang baik sebenarnya sangatlah penting dikuasai oleh event manager. Dalam merancang sebuah event, bisa saja terjadi miskomunikasi dan hal ini bisa  menjadikan masalah bagi klien dan event kita.
Jadi, seorang event manager harus menjadi orang yang bisa menyampaikan pikiran dan ide kamu dengan jelas, baik verbal dan nonverbal.
Serba Detail
Dalam perencanaan sebuah event, seorang event manager harus ahli dalam banyak hal, misalnya seperti memantau jalannya berbagai proses di dalamnya, vendor, dan menjaga hubungan dengan klien.
Nah, beberapa skill ini bisa dipelajari dengan cepat kalau kamu memulainya dari hal personal, misalnya seperti membuat daftar aktivitas yang kamu jalani sehari-hari.
Bagaimana, sudah siap untuk menjalankan event sendiri?
Rasanya ribet, yah?
Makanya, orang-orang biasanya menggunakan jasa Event Organizer Indonesia Jakarta. Kita yang mau
Anda butuh tim xtra ordinary event organizer?
Comments